Comment équiper votre entreprise pour la visioconférence ?

Une visioconférence, encore appelée vidéoconférence, est une méthode par laquelle vous communiquez avec un ou plusieurs interlocuteurs à distance. La particularité de ce procédé est qu’il vous permet de voir les personnes avec lesquelles vous échangez. Cela en fait un outil de travail de premier choix pour l’organisation de réunions avec des partenaires localisés à différents endroits. Elle est aussi utile pour fluidifier le télétravail. Quels que soient les usages que vous en faites, la téléconférence demande un certain matériel. Ce dernier est important dans la mesure où il définit la qualité des interactions. Nous vous expliquons comment équiper votre entreprise pour la visioconférence.

Investissez dans du matériel de qualité pour une visioconférence nette

La configuration d’une visioconférence varie en fonction des besoins de l’entreprise, mais aussi du nombre de participants. Cependant, quel que soit le nombre de participants, il est nécessaire de s’équiper du bon matériel pour visioconférence, c’est-à-dire de webcam, de microphones ou de casques de qualité. En règle générale, plus il y a d’interlocuteurs, plus il sera important de miser sur des appareils performants pour organiser la réunion.

Quel équipement choisir pour des visio à deux ou trois personnes ?

Bien entendu, dans l’entreprise, vous devez impérativement être muni d’un ordinateur portable. C’est l’accessoire qui vous servira d’écran et aussi de moyen de pilotage du logiciel de téléconférence. Si la grande majorité des PC sont aujourd’hui équipés de caméras intégrées, la qualité de la vidéo n’est pas nécessairement toujours au rendez-vous. Pour bénéficier d’une image optimale, il est conseillé de vous équiper d’une webcam externe. Dans le cas contraire, le côté interactif de la visioconférence perd tout son sens.

Une webcam ultra HD avec possibilité de connexion par port USB sera parfaite. Avec une résolution d’au moins 1920 x 1080 pixels, la qualité de l’image est garantie. Pour aller plus loin, vous pouvez utiliser une caméra 4K ultra HD qui offre une image encore plus nette.

Il est possible que votre caméra soit équipée d’au moins un transducteur électroacoustique et d’un haut-parleur. Si tel n’est pas le cas, optez pour un casque filaire. Il est, lui aussi, doté d’un microphone et vous isole parfaitement du reste de la pièce. Votre concentration reste donc intacte. En plus de vous donner un rendu audio dépourvu de parasites, il vous permet de ne pas déranger vos collègues. Le casque est un accessoire salvateur si la réunion ne concerne qu’un petit groupe de personnes. Pour votre confort, privilégiez celui que vous trouvez léger et aisé à porter. Certaines réunions peuvent durer des heures. Si vous devez garder votre casque aussi longtemps, il faut éviter toute sensation de lourdeur.

Équipez-vous pour des réunions en ligne avec plus de trois personnes

Lorsque plus de trois personnes doivent communiquer avec un ou plusieurs interlocuteurs à distance, une simple caméra full HD ne suffira pas. Nous vous recommandons une webcam à vision panoramique dotée de haut-parleurs et connectable par Bluetooth. De cette manière, elle peut être disposée dans le bureau pour que tout le monde soit dans le champ de vision.

Par ailleurs, les haut-parleurs permettent à chacun d’entendre ce qui est dit. Dans l’idéal, la webcam doit être accompagnée d’une télécommande qui permet de régler son optique. Cela évite les distractions causées par les déplacements pour les configurations ou les divers réglages.

Avant de choisir ce type de caméra, nous vous suggérons de faire attention à son autonomie. Étant donné qu’elle n’a pas besoin d’être branchée pour fonctionner, elle doit disposer d’une batterie de capacité satisfaisante. Un minimum de trois heures est idéal pour avoir une bonne marge.

Installez un écran pour une visioconférence dynamique

La webcam permet aux participants à distance de voir les membres de votre entreprise. Avec un écran, vous pourrez facilement les distinguer.

Comment utiliser l’écran pendant la réunion en ligne ?

L’écran doit pouvoir faciliter les interactions entre les participants pendant une visioconférence. Si, lors de la réunion, des documents ou des graphes sont présentés, disposer de cet élément est impératif. En effet, dans les options accessibles via les logiciels de téléconférence, vous êtes en mesure de partager votre écran. Autrement dit, vous permettez à tous les autres membres de voir ce qui est affiché sur votre ordinateur personnel. Par cette fonctionnalité, ils peuvent suivre plus simplement vos développements et même prendre des notes.

Quel écran choisir pour une visio ?

Pour choisir ce matériel, quelques critères simples sont à considérer. Le premier est bien entendu sa taille. Exprimée en pouce, elle varie grandement. Vous pouvez trouver des écrans qui atteignent 32 pouces. La bonne taille est souvent celle qui prend en compte la salle où l’installation est prévue. Un écran trop grand prendra plus d’espace que nécessaire et ne fera que gêner.

En dehors de la taille, la résolution est importante. Plus elle est élevée, mieux c’est. Toutefois, un minimum est requis. Un écran LED Full HD d’une résolution de 1920 x 1080 pixels par exemple est un excellent début. Vous recevrez des images en haute définition, adéquates pour un bon confort visuel.

Pour finir, intéressez-vous à la forme de l’écran. Même si elle paraît superflue, elle peut modifier la perception que vous avez de ce qui s’y trouve. Si vous préférez une forme incurvée par exemple, les images s’adapteront à la profondeur naturelle de la vue.

Utilisez un kit de visioconférence pour une installation rapide

Le matériel pour réaliser des visioconférences réussies est également disponible en kit. Il s’agit de packs comprenant tous les éléments nécessaires pour la réunion. L’avantage des kits professionnels est qu’ils peuvent être installés très rapidement. Ils sont donc appropriés pour les téléconférences organisées en urgence.

Il peut aussi arriver que vous ayez besoin de vous déplacer pour une raison ou une autre. Avec un kit professionnel de visioconférence, la préparation de la salle se fait en un temps record. Tous les participants disposeront des accessoires indispensables. Généralement, ces kits comprennent une caméra avec un système audio embarqué et des microphones performants. Ils incluent parfois l’écran, dont la connectivité est garantie. Le tout est contrôlé à l’aide d’une tablette qui fait office d’outil de modération.

Ces composantes ne sont toutefois pas fixes. Les kits sont différents et adaptés à diverses attentes. Vous devrez identifier les vôtres pour pouvoir en trouver un qui vous convient.