Quels sont les avantages d’utiliser des outils collaboratifs dans l’entreprise ?

En décidant de travailler en entreprise, vous serez amené à côtoyer un nombre important de personnes. Certaines d’entre elles seront même affectées aux mêmes missions que vous, à un moment ou à un autre. Dans ces circonstances, il sera conseillé de choisir des logiciels fiables afin de fluidifier votre collaboration. Les outils collaboratifs ont été conçus dans cette optique. Voici certains de leurs atouts !

Comment faire votre choix parmi les outils collaboratifs existants ?

Pour commencer, vous devez définir les objectifs de votre entreprise. Cette étape est cruciale, car vous ne pouvez pas opter pour n’importe quelle plateforme collaborative. Celle que vous choisissez doit correspondre à vos exigences et aux tâches que vous souhaitez réaliser. Certes, il existe des logiciels avec énormément de fonctionnalités. Mais si vous jetez votre dévolu sur ces offres, vous risquez de les sous-exploiter et surtout de payer plus cher.

Afin d’éviter cela, prenez le temps de lire des comparatifs et de regarder des tests en ligne. S’il le faut, faites appel à un consultant pour vous aider dans votre choix. Son expertise vous évitera d’investir dans un logiciel inadapté.

Quels sont les atouts des plateformes collaboratives ?

Bien évidemment, vous pouvez utiliser des outils classiques (notamment les réseaux sociaux et l’e-mail) lorsque vous travaillez en équipe. Cependant, ces plateformes ne sont pas optimales pour collaborer avec plusieurs personnes. Heureusement, avec un outil collaboratif, vous profiterez d’avantages intéressants.

Un accès plus facile

À l’instar de l’e-mail et des réseaux sociaux, les plateformes collaboratives possèdent leur version mobile. Cela signifie que vous pouvez y avoir accès sur ordinateur, mais aussi sur smartphone et sur tablette. Cette solution se montre très pratique, car les terminaux mobiles permettent d’ouvrir la plateforme en quelques secondes. Ce sera particulièrement utile pour les tâches les plus urgentes et aussi si vous travaillez à distance.

L’interface de ces outils est généralement optimisée pour être utilisée sur des écrans aussi compacts. De plus, même s’il n’existe pas d’application mobile correspondante, le navigateur web reste disponible. Dans ce cas-ci, vous aurez la même visibilité que sur PC.

Une centralisation des données

Avec un outil collaboratif, vous n’avez plus besoin d’alterner entre différents programmes pour trouver certaines données. En fait, il est possible de téléverser les documents et les autres fichiers utiles au travail sur une plateforme unique. De cette manière, tous les membres de votre équipe pourront consulter leur version à jour à tout moment.

En outre, vous avez la possibilité de communiquer en temps réel avec vos collaborateurs. Effectivement, les outils collaboratifs possèdent aussi certaines fonctionnalités des réseaux sociaux. Vous pouvez notamment écrire des commentaires, en marquant des membres spécifiques. Les personnes concernées recevront des notifications chaque fois qu’elles seront sollicitées.

Un meilleur suivi des tâches

Un outil collaboratif se présente généralement comme un grand tableau dans lequel vous créez des cartes, symbolisant des tâches. Pour chacune d’elles, vous pouvez inviter des personnes spécifiques, celles qui travailleront réellement dessus. Il n’est pas utile d’inclure tout le monde dans une seule et unique carte. Cela risque de compliquer la communication. Malgré tout, en tant que responsable, vous avez la possibilité de voir l’avancement des tâches, car le tableau global reste accessible à toute l’équipe.

Si besoin, vous pouvez même faire des commentaires à tout moment. Vos collaborateurs pourront alors corriger leurs erreurs éventuelles très tôt.

Cette fonctionnalité de suivi des tâches permet également à votre équipe de respecter l’échéance de leurs missions. En pratique, vos collaborateurs et vous pourrez recevoir des alertes si le deadline est proche ou si vous le dépassez.

Une évaluation des performances

Certains logiciels collaboratifs possèdent une fonctionnalité d’analyse de données et de performances. Cela est surtout utile lorsque vous êtes assigné à une mission à caractère commercial. Dans ce type de cas, votre équipe est jugée sur le volume de ventes, le chiffre d’affaires, le nombre de prospects convertis en clients, etc. Bien entendu, vous avez d’autres indicateurs à votre disposition. D’ailleurs, votre département marketing et commercial n’est pas le seul pouvant recourir à un outil collaboratif.

Les outils d’analyse de performances intégrés à votre plateforme vous permettront de constater les écarts par rapport à vos prévisions. Vous saurez exactement à quel niveau il faudra procéder à des ajustements. En dépit de ses avantages, un outil collaboratif n’est pas une solution miracle à tous vos problèmes. Pour qu’il soit efficace, vous avez besoin de planifier vos missions en amont. Concrètement, déterminez les ressources nécessaires à vos projets et affectez les bonnes personnes aux bons postes.